De AVG en het belang voor werkgevers

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens van je medewerkers. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Europese privacywet die ervoor zorgt dat persoonsgegevens op een veilige en verantwoorde manier worden verwerkt. Deze wet heeft verregaande gevolgen voor jouw organisatie, van hoe je gegevens verzamelt tot hoe je deze bewaart en deelt. Wij vertellen je meer over de belangrijkste aspecten van de AVG voor werkgevers en waarom naleving zo belangrijk is.

Bescherming van persoonsgegevens is de basis

De AVG verplicht werkgevers om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van medewerkers. Dit gaat om onder andere salarisstroken, medische gegevens en zelfs identificatie documenten zoals een legitimatiebewijs. Het doel is om de privacy van medewerkers te waarborgen en te voorkomen dat gegevens in verkeerde handen vallen. Werkgevers moeten maatregelen treffen om de gegevens goed te beveiligen, bijvoorbeeld door middel van versleuteling of veilige opslag op interne systemen. 

Het verwerken van persoonsgegevens moet altijd gebaseerd zijn op een legitieme reden, bijvoorbeeld voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst. Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De AVG legt dus een verantwoordelijkheid op bij werkgevers om transparant en verantwoord met deze gegevens om te gaan.

Rechten van medewerkers

De AVG heeft de rechten van medewerkers én zzp’ers aanzienlijk versterkt. Zij hebben nu het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en zelfs te laten verwijderen. Dit geldt voor alle gegevens die je als werkgever over hen hebt verzameld, een arbeidscontract, beoordelingsrapporten of bijvoorbeeld verzuimgegevens. Als werknemer kun je binnen één maand na een verzoek van de werkgever verwachten dat er actie wordt ondernomen. 

Als werkgever moet je bereid zijn om snel en zorgvuldig te reageren op deze verzoeken. Dit betekent dat je moet zorgen voor up-to-date dossiers en procedures voor het omgaan met verzoeken van medewerkers. Het is ook belangrijk om werknemers tijdig en duidelijk te informeren over hoe hun gegevens worden verwerkt en voor welk doel.

Verantwoordingsplicht van de werkgever

Werkgevers hebben de verplichting om aan te tonen dat zij voldoen aan de AVG. Dit houdt in dat je documentatie moet bijhouden over hoe en waarom je persoonsgegevens verwerkt. Dit kan door bijvoorbeeld een verwerkingsregister bij te houden. In dit register leg je vast welke gegevens je verwerkt, hoe ze worden beveiligd en wie toegang heeft tot de gegevens. 

Je moet ook duidelijk maken welke medewerkers, leveranciers of derde partijen toegang hebben tot persoonsgegevens en welke maatregelen je treft om de veiligheid te garanderen. Dit betekent dat je op papier, maar ook in de praktijk alles goed georganiseerd moet hebben. Als werkgever moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen welke technische maatregelen zijn getroffen om persoonsgegevens te beschermen, zoals wachtwoordbeleid of versleuteling van data.

Sancties bij overtreding van de AVG

Niet voldoen aan de AVG kan ernstige gevolgen hebben. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan forse boetes opleggen bij overtreding van de wet, die kunnen oplopen tot 10 miljoen euro of 2% van de jaarlijkse wereldwijde omzet van een organisatie. In geval van ernstige overtredingen kan de boete zelfs oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de omzet. Werkgevers moeten zich ervan bewust zijn dat ze dus een hoge boete kunnen krijgen, maar ook reputatieschade kunnen oplopen. Dit kan het vertrouwen van medewerkers en klanten aantasten. Het is dus echt onmisbaar om te zorgen voor een goede implementatie van de AVG en ervoor te zorgen dat alle privacy maatregelen up-to-date en effectief zijn.

Hoe ga je als werkgever om met de AVG?

Als werkgever heb je altijd te maken met persoonsgegevens van je medewerkers. Dit gebeurt vrijwel automatisch in de dagelijkse bedrijfsvoering, bijvoorbeeld wanneer je salarisstroken maakt of verzuimdocumenten opslaat. De AVG biedt een kader waarin je als werkgever wordt aangespoord om bewust en verantwoord om te gaan met deze gegevens. Voor de veiligheid van je medewerkers, maar ook voor het succes en de toekomst van je bedrijf. 

Als je de privacy van medewerkers serieus neemt, bouw je vertrouwen op en voorkom je juridische problemen. Het naleven van de AVG betekent dus voldoen aan de wetgeving en een betere bescherming van de belangen van de organisatie en de medewerkers.

De praktische implementatie van de AVG

Zorg ervoor dat je medewerkers goed geïnformeerd zijn over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit kan via een privacyverklaring, waarin je duidelijk maakt welke gegevens je verzamelt, waarom je deze verzamelt en hoe lang je ze bewaart. Je moet ook uitleggen wat hun rechten zijn en hoe ze gebruik kunnen maken van deze rechten.

En als je met derde partijen samenwerkt die toegang hebben tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld een externe salarisadministrateur of een cloudprovider, moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten. Deze overeenkomst legt de verantwoordelijkheden en verplichtingen vast met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Stel een verwerkingsregister op en zorg voor beveiligingsmaatregelen

Een verwerkingsregister is een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen jouw organisatie plaatsvinden. Dit document is verplicht voor werkgevers met meer dan 250 medewerkers, maar het is ook voor kleinere organisaties verstandig om een dergelijk register bij te houden.

Neem de nodige maatregelen om de persoonsgegevens van je medewerkers te beschermen. Denk aan technische maatregelen zoals encryptie van data of organisatorische maatregelen zoals het beperken van toegang tot gevoelige informatie.

Waarom moet je voldoen aan de AVG wetgeving?

De AVG zorgt voor bescherming van de privacy van werknemers en zorgt ervoor dat bedrijven verantwoordelijk omgaan met persoonsgegevens. Als werkgever betekent dit dat je een wettelijke verplichting hebt én een kans om een betrouwbare en verantwoorde werkgever te zijn. Neem de tijd om de juiste maatregelen te treffen en te zorgen dat je voldoet aan de regels, zodat je in ieder geval niet voor verrassingen komt te staan.

Kom je er zelf niet helemaal uit en kun je wel wat hulp gebruiken? Lees dan onze andere blogartikelen voor meer over de relatie tussen werkgever en werknemer én de juridische vereisten voor werknemers. Ook kun je gerust contact met ons opnemen voor contractmanagement van zzp’ers, wij denken graag met je mee!